Tres sencillas recomendaciones que harán que su empresa tenga siempre protegida su información.
- Como crear respaldos de la información.
- Como respaldar la carpeta de comprobantes.
- Procedimiento para reinstalación de sistema por sustitución o cambio de equipo.
1.- Como medida preventiva es muy importante saber Cómo crear respaldos de su información. Es indispensable implementar un proceso frecuente de generación de respaldos de su información generada dentro del sistema. Para esto, vamos a utilizar, del menú Utilerías, la opción de Manejo de Respaldos:
Como muestra esta pantalla, deberá seleccionar la base de datos actual en la cual esté posicionado. A continuación oprimir el botón Siguiente.
En la siguiente pantalla nos solicitará que indiquemos la unidad de disco donde se grabara el respaldo, pudiendo elegir una unidad de disco extraíble ó su disco duro, en alguna carpeta definida.
Se deberá capturar el nombre del respaldo, el cual debe ser un nombre corto no menor a 8 dígitos, sin espacios en blanco. Finalmente damos un clic al botón respaldar y el sistema empezará a realizar el respaldo. Una vez que termine podrá operar el sistema nuevamente.
Le recomendamos dentro del nombre asignado al respaldo, incluir detalles de la fecha para identificar fácilmente hasta donde considera la información que contiene su archivo.
En caso de utilizar su sistema en red, antes de ejecutar el proceso deberá asegurarse que no se encuentre ningún usuario operando el sistema.
2.- La siguiente medida de seguridad es saber Como respaldar la carpeta de Comprobantes:
En su directorio de programas de Gestion5, existe una carpeta llamada comprobantes, en caso de ser sistema de red, este se localiza en la PC que sea el servidor. Cuando usted hace un respaldo, el sistema no toma por defecto esa carpeta, y en ella es donde se guardan de forma independiente los archivos XML y PDF de los documentos digitales que emita, como lo son: facturas, notas de crédito y notas de cargo. Por lo tanto deberá tomar precaución de respaldar de forma independiente toda esa carpeta completa, es decir, con solo copiar y pegar en la unidad de disco extraíble donde usted elija, ó en otra PC.
Es importante que lo realice, de esa forma tendrá siempre resguarda la información de sus documentos digitales.
3. Por último, le detallamos el Procedimiento para reinstalación de sistema por sustitución o cambio de equipo, cuando sea este su equipo principal y contenga la base de datos.
Si la computadora donde tiene la información de base de datos sufre algún daño físico donde requiera cambiar de computadora, antes de realizar algún servicio técnico externo será necesario contactar e informar a Vital Sistemas la situación con su agente de ventas, para que le explique el procedimiento correcto para poder asignar un nuevo registro de operación.
Una vez realizado con su ejecutivo el trámite que se le indique, nos enfocaremos al cambio de información, para lo cual se deberá respaldar toda la carpeta del sistema Gestion5. Misma que en el nuevo equipo de computo se deberá copiar posterior a la instalación del sistema, sustituyendo la carpeta recién creada con la instalación para por último solicitar y asignar el nuevo código de registro de uso permitido de este sistema.
María Elena Burgoa | Soporte Técnico| soporte@vital.com.mx |Tel. (81) 8359-7600