En la actualidad muchas empresas y sobre todo PYMES han tenido un crecimiento acelerado gracias a la digitalización y automatización de sus servicios. Ahora se pueden acoplar a los requerimientos que sus propios clientes solicitan, personalizar la atención y disminuir tiempos de compra y venta, y lo más importante, han aprovechado los beneficios de la factura digital.
Emitir documentos tributarios en línea es un claro ejemplo de la transparencia en la administración de los negocios en México. Al administrar una empresa sabes las dificultades que conlleva estar al día en cuestiones fiscales, por ello, te contamos los beneficios que te traerá implementar la factura digital mediante un programa o software ERP.
- Reducción de gastos al emitir la factura: Mediante la digitalización de la factura podrás eliminar costos de impresión, envíos y almacenamiento de facturas en físico.
- Facilitación del control de la información: Podrás administrar y dar de alta a tus clientes, clasificar proveedores y localizar fácilmente la información.
- Optimización en la emisión de comprobantes: Podrás tener una base de datos con la cual podrás agilizar los procesos de envío de las facturas.
- Seguridad: Al utilizar un programa certificado por el SAT, podrás validar los comprobantes generados por los contribuyentes, asignarles un folio (UUID), certificarlos con el sello digital oficial y enviar copia de cada timbrado al SAT.
Es muy importante recordar que a partir del 1 de Enero del 2018, entró en vigor la versión 3.3 de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) con carácter obligatorio para todo tipo de empresas, sin importar el rubro y tamaño. Esta versión aplica nuevas reglas de validación y comprueba la coherencia de los datos. Actualmente, hacer uso de un programa que ayude a administrar eficientemente las operaciones contables de tu empresa es de suma importancia.
A continuación te presentamos algunos de los principales cambios que tiene esta versión:
- Validación del RFC: La validación se basa en el listado L_RFC que publica el SAT cada lunes, miércoles y viernes con el corte del día anterior. Este listado contiene los RFC inscritos y no cancelados ante el SAT. Si un RFC no pasa la validación del PAC y se obtiene una validación exitosa en el Portal del SAT, se deberá verificar la fecha de inscripción al RFC.
También es importante destacar que si al momento de expedir la factura digital se captura mal el RFC, ésta será rechazada.
- Uso del catálogo del SAT: El catálogo se conforma de más de 50,000 claves por lo que a veces es complicado encontrar la clave correcta para cada uno de los artículos que se manejan. Es por esto que el SAT incluyó un buscador para encontrar la clave correspondiente filtrando por tipo, división, grupo y clase o buscando por palabra clave.
De igual forma, dio un período para poder utilizar la clave 01010101 (Si no se encuentra en el catálogo) y que no cause infracción fiscal el uso incorrecto de clave de unidad de medida y/o clave de producto o un servicio en CFDI hasta el 30 junio 2018.
- Complemento de recepción de pagos: A partir del 1 de septiembre del 2018 el complemento se emitirá cuando se lleve a cabo el pago de una factura en parcialidades o de manera diferida. Esto significa que cuando una factura tiene como método de pago PPD, se espera al menos un CFDI de pagos cuando se reciba el/los pagos de la misma.
- Sistema de cancelaciones: Una factura que tiene asociado un complemento de pago ya no será cancelable según el nuevo esquema de cancelaciones. Será necesario cancelar el pago para poder proceder con la cancelación de la factura.
Un dato importante es que con el CFDI 3.3 se tendrán que emitir dos facturas: una cuando se realice la operación y otra cuando se realice el pago, dicha disposición entró en vigor el 01 de abril de 2018.
¿Cómo elegir el mejor software o programa de facturación para mi empresa?
- Fácil uso: Elige un programa que sea sencillo a la hora de utilizarlo, por ejemplo, un software en la nube te permitirá emitir facturas desde cualquier lugar y revisar tu información a la hora que quieras. Puedes solicitar una prueba gratuita para conocer mejor la herramienta.
- Asesoría: Busca el apoyo de un proveedor que te proporcione soporte, capacitación y asesoría cada que lo necesites.
- Volumen de facturación: Si tu empresa emite facturas diariamente, requieres de un proveedor que pueda soportar dichas operaciones.
- Actualizaciones: Elige un proveedor que mantenga en óptimas condiciones la operación del sistema para tu empresa.